Güncel LOGO (Tiger Enterprise, Tiger Plus, GO Plus) ürünlerinden birine sahip olmak gerekmektedir. e-Defter ve başvuru süreci için www.edefter.gov.tr adresinden bilgi edinebilirsiniz.
E-defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünü olarak tanımlanabilir. Kâğıt ortamında basım, tasdik ve saklama yükümlülüklerini ortadan kaldırmak suretiyle bu yükümlülüklerin elektronik ortam ve araçlarla yerine getirilebilmesine imkânı tanır. Baskı, kâğıt ve toner/kartuş tasarrufu, - Arşivleme tasarrufu, - İşgücü ve zaman tasarrufu, - Onay maliyetlerinde azalma, Ayrıca e-defterin, ibraz yükümlülüğünün gerektirdiği çeşitli durumlarda belge hazırlama, personel tahsisi ve denetim elamanının mükellefin işyerinde inceleme yapmasına gerek bırakmaması gibi çeşitli faydaları olacağı da muhakkaktır. Şüphesiz e-defterin ibrazı sadece vergi denetimi işlemleri ile sınırlı değildir. Bunun yanında örneğin mahkemeler veya bazı durumlarda bankalarca da istenen bazı bilgilerin standart bir formatta hazırlanması ve bu bilgilerin ilgililerce daha çabuk analiz edilmesi de mümkündür.7 Görüldüğü üzere XBRL teknolojisi kullanılarak oluşturulan e-defter, sadece mükellefler için değil, bundan yararlanacak olan taraflar için de büyük kolaylıklar ve maliyet avantajları sağlamaktadır.
Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin aşağıda yer alan şartları taşımaları gerekmektedir.
a) Gerçek kişi mükelleflerin 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifikaya sahip olmaları,
b) Tüzel kişi mükelleflerin 397 Sıra No’lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan belirlemeler çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması ve bu çerçevede Mali Mühür temin etmiş olması,
c) Elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.
Logo e-Defter ile uygulaması ile “Yevmiye Defteri”’ ve “Defter-i Kebir”’ belgeleri, Gelir İdaresi Daire Başkanlığı'nın belirlediği standartlara uygun olarak hazırlanır ve elektronik olarak GİB'e kolayca gönderilebilir. Böylece, defterlerin kağıt ortamında basılması ve saklanması gibi zahmetli ve maliyetli işlemleri, elektronik ortamda kolayca ve maliyetsiz olarak yapma imkanı tanır.